System faktur ustrukturyzowanych miał pierwotnie działać już w 4 kwartale 2021 r., jednak finalnie biznesmenom na skorzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur przyszło poczekać kilka miesięcy dłużej. Projekt ruszył z dniem 1 stycznia 2022 r. Po 12 miesiącach okresu przejściowego, w którym używanie KSeF jest opcjonalne, zaczynając od stycznia 2023 r. będzie to koniecznością dla wszystkich czynnych podatników VAT, jak i dla firm zwolnionych z podatku od towarów i usług.

Faktury ustrukturyzowane – ułatwienie dla dla księgowych

Faktury ustrukturyzowane to po prostu dokumenty elektroniczne, które mają ściśle zdefiniowaną strukturę danych opisanych z użyciem języka znaczników XML. Ten sposób kodowania praktycznie mało co mówi osobie, która nie umie go odczytać, z kolei dla właściwej aplikacji do wystawiania oraz rozliczania faktur taki dokument będzie całkowicie zrozumiały. Fakt, iż faktury mają jednakowy format powoduje, że bez względu na to jaki oprogramowanie do księgowości wykorzystują kontrahenci transakcji, dane będące elementami faktury ustrukturyzowanej pozostaną rozszyfrowane identycznie. Jest to istotny postęp szczególnie dla biur rachunkowych, które dotąd nagminnie mają do czynienia z przypadkami błędnego przeniesienia przez oprogramowanie księgowe informacji z faktur przekazywanych przez klientów w formie pliku PDF czy zdjęcia faktury papierowej. Faktury ustrukturyzowane zupełnie wykluczają możliwość błędu przy wprowadzaniu danych z faktury przez pracownika biura rachunkowego, a także niepoprawnego ich odczytania przez technologię OCR.

Krajowy System Faktur – przedsiębiorcy wiele na nim zyskają

Wszyscy właściciele przedsiębiorstw z początkiem stycznia 2021 r. mogą odebrać lub wystawić fakturę ustrukturyzowaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur udostępnionego przez Ministerstwo Finansów. Dzięki KSeF właściciele firm zyskują m.in. poprawę bezpieczeństwa rozliczeń, bowiem mogą być pewni, iż nie zawieruszą faktury (system przechowuje informacje o dokumentach przez dekadę), nie muszą przesyłać pliku JPK_FA, a także wcześniej otrzymają zwrot VAT. Natomiast Ministerstwo Finansów otrzymuje instrument, który umożliwia silniejszą kontrolę systemu podatkowego, a zatem w większym stopniu zapobiega nieprawidłowościom w sferze podatku VAT, akcyzowego i dochodowego. Co ważne, konieczność stosowania Krajowego Systemu e-Faktur nie przekreśla możliwości używania zewnętrznego oprogramowania księgowego, lecz musi ono być zintegrowane z KSeF.